S01 - DEMATERIALIZZAZIONE

Dematerilizzazione

Da uno studio svolto nel 2015 presso alcune banche italiane emerge:

  • importante uso di documentazione cartacea prodotta nella relazione con la clientela, per attivazione/disattivazione servizi, autorizzazione, disposizioni/ operazioni, comunicazioni commerciali, per la gestione dei processi interni, di amministrazione e contabilità (bilanci, libri giornale, pratiche del personale, contabilità, etc.);
  • l’utilizzo di service esterni impiegati per eseguire scansioni di documenti, controlli e lavorazioni banali;
  • l’utilizzo quotidiano di corrieri esterni per il trasporto di documenti tra molte destinazioni interne ed esterne della banca: tra filiali, aree, uffici centrali, back office e service esterni. 

Benefici

  • Il progetto «Paperless» ha lo scopo di fornire degli strumenti informatici che permettano la revisione dei processi ad alto uso di cartaceo finalizzata alla semplificazione e automazione degli stessi alla riduzione del cartaceo e alla conseguente riduzione dei trasporti;
  • Gli obiettivi sono sia di tipo economico, infatti per trarne il massimo beneficio, questo progetto va fatto in sincronia con tutti gli altri progetti di eliminazione del cartaceo (es «ab origine», uso dei tablet per firmare i contratti in filiale) sia di razionalizzazione dei processi cartacei;
  • Infatti uno dei benefici immediati è costituito dalla riduzione del costo del trasporto del cartaceo a mezzo corriere da 5 a 1 sola volta alla settimana per ogni unità organizzativa coinvolta che corrisponde alla riduzione dell’80% del costo.

Il processo

Il processo di dematerializzazione coinvolge tutti i processi dove vi sono dei flussi del cartacei e può essere adattato per ogni tipologia di documento.

Il processo standard è composto dalle seguenti fasi:

  • Digitalizzazione del documento;
  • Lavorazione del documento digitale: controllo, firma, datacertazione e conservazione;
  • Spedizione, tracking e archiviazione del documento cartaceo.

Modulo “Contabilità e Finanza”

        • permette di gestire informazioni contabili (Contabilità generale), extracontabili (Volumi) e di contabilità analitica (Budget, Dati commerciali e di Produzione, etc.) anche provenienti da sistemi diversi;
        • permette di controllare le performance della propria azienda ed individuare le aree di miglioramento e le eventuali azioni correttive anche attraverso un set di indicatori di performance (KPI) che danno informazioni di sintesi riguardo ai diversi aspetti della gestione aziendale.

Modulo “Commerciale & Marketing”

        • fornisce una serie di informazioni per analizzare e monitorare l’andamento di vendite e margini in relazione ai prodotti, agenti, punto vendita, zone, clienti o per ulteriori categorie e raggruppamenti utili all’azienda.
        • permette di:
          • identificare i clienti, il loro cross selling, i prodotti proponibili;
          • scoprire dove si può migliorare il margine;
          • vedere quali agenti, zone, punti di vendita sono più performanti;
          • scoprire quale tipo di prodotto ed offerta si rivelano più efficaci per acquisire nuovi clienti;
          • identificare le variazioni rispetto al periodo precedente o al budget;
          • fare delle previsioni delle vendite sulla base di algoritmi matematici.

Modulo “Facility Management Analytics”

        •  è la risposta alla crescente esigenza di analizzare in modo sofisticato i “Big Data degli immobili”, per estrarre il valore nascosto delle informazioni cumulate nel corso della gestione pluriennale di un patrimonio immobiliare e infrastrutturale di dimensioni medio-grandi.
        • Ad esempio, i dati sui consumi energetici e sui ticket di manutenzione possono essere incrociati con le informazioni relative all’anno di costruzione, allo stato di conservazione, alle prestazioni dei fornitori dei servizi e a molti altri “aspetti chiave”.
        • Vengono così prodotti indicatori che facilitano l’individuazione di andamenti e fenomeni “non evidenti”, fornendo le basi per agevolare le scelte manageriali dei responsabili aziendali che si occupano della gestione del patrimonio.

Modulo “Impresa 4.0”

        • Le nuove tecnologie abilitano il monitoraggio e il controllo remoto degli oggetti fisici intelligenti. Gli apparati fisici rappresentano quindi delle fonti di informazioni che generano un enorme patrimonio di dati (“Big Data”) che se opportunamente elaborati rappresentano un enorme valore. I “Big Data” sono considerati il nuovo petrolio e per questo motivo non devono andare sprecati.
        • In particolare nell’ambito Impresa 4.0 con i dati si possono implementare soluzioni che permettono:
          • ottimizzazione delle linee di produzione;
          • riduzione dei fermi macchina;
          • analisi predittiva (manutenzioni etc.).

Modulo “Balanced Scorecard”

        • strumento di supporto nella gestione strategica dell’impresa che permette di tradurre la missione e la strategia dell’impresa in un insieme coerente di misure di performance, facilitandone la misurabilità.
        • La BSC si pone l’obiettivo di rimediare ai limiti dei modelli di monitoraggio tradizionale, così come di tradurre le strategie competitive in indicatori di performance (scorecard) assicurando l’equilibrio (balance) tra le prestazioni di breve termine, misurate attraverso parametri di natura finanziaria, e quei fattori non finanziari che dovrebbero condurre l’impresa a prestazioni competitive superiori e sostenibili nel tempo.