S03 - BACK OFFICE CENTRALIZZATO

Back Office Centralizzato

All’interno delle varie opportunità di reengineering dei processi di filiale può trovare collocazione la possibilità di utilizzare tecnologie che permettono una completa virtualizzazione del Back-office, inteso come struttura che accentra, almeno in parte, l’operatività di alcuni processi, storicamente gestiti direttamente in Filiale.

Caratteristiche

E’ possibile utilizzare uno strumento che:

  • permetta la trasformazione delle disposizioni/pratiche in oggetti in formato immagine;
  • trasferisca le immagini delle pratiche in un archivio centralizzato;
  • abiliti al trattamento a distanza delle medesime pratiche da parte di risorse diverse da quelle che le hanno generate.

Il trattamento, sottomesso a livelli di controllo e congruenza parametrizzabili, può avvenire da parte di strutture centralizzate delocalizzate ma anche da parte di tutte le filiali che possono impegnare “frazioni di FTE” per lavorare pratiche generate da altre filiali.
Può essere predisposto un meccanismo di gestione e misurazione consumi al fine
di:

  • Retribuire le attività svolte dalle unità organizzative che lavorano le pratiche;
  • Addebitare il lavoro svolto da altri alle filiali che hanno generato le pratiche virtuali ma non le hanno evase.

Possibili linee guida e processi accentrabili

L’approccio può essere graduale: è preferibile una fase preliminare di studio e sperimentazione per verificare la soluzione organizzativa. Si possono accentrare sia operazioni tipiche di sportello, sia attività operative che derivano dalle azioni di altri gestori:

  • Processi contabili (Bonifici, Riba, Utenze/Mav/Rav, Tributi e tasse, Bollettini Bancari, …
  • Processi commerciali (Variazioni Anagrafiche, Domiciliazione Utenze/ Addebiti Rid, Estinzioni C/C, Disposizioni Permanenti, Rilascio/Revoca Carta, Estinzione Dossier, Gestione Deleghe, …)

Modulo “Contabilità e Finanza”

        • permette di gestire informazioni contabili (Contabilità generale), extracontabili (Volumi) e di contabilità analitica (Budget, Dati commerciali e di Produzione, etc.) anche provenienti da sistemi diversi;
        • permette di controllare le performance della propria azienda ed individuare le aree di miglioramento e le eventuali azioni correttive anche attraverso un set di indicatori di performance (KPI) che danno informazioni di sintesi riguardo ai diversi aspetti della gestione aziendale.

Modulo “Commerciale & Marketing”

        • fornisce una serie di informazioni per analizzare e monitorare l’andamento di vendite e margini in relazione ai prodotti, agenti, punto vendita, zone, clienti o per ulteriori categorie e raggruppamenti utili all’azienda.
        • permette di:
          • identificare i clienti, il loro cross selling, i prodotti proponibili;
          • scoprire dove si può migliorare il margine;
          • vedere quali agenti, zone, punti di vendita sono più performanti;
          • scoprire quale tipo di prodotto ed offerta si rivelano più efficaci per acquisire nuovi clienti;
          • identificare le variazioni rispetto al periodo precedente o al budget;
          • fare delle previsioni delle vendite sulla base di algoritmi matematici.

Modulo “Facility Management Analytics”

        •  è la risposta alla crescente esigenza di analizzare in modo sofisticato i “Big Data degli immobili”, per estrarre il valore nascosto delle informazioni cumulate nel corso della gestione pluriennale di un patrimonio immobiliare e infrastrutturale di dimensioni medio-grandi.
        • Ad esempio, i dati sui consumi energetici e sui ticket di manutenzione possono essere incrociati con le informazioni relative all’anno di costruzione, allo stato di conservazione, alle prestazioni dei fornitori dei servizi e a molti altri “aspetti chiave”.
        • Vengono così prodotti indicatori che facilitano l’individuazione di andamenti e fenomeni “non evidenti”, fornendo le basi per agevolare le scelte manageriali dei responsabili aziendali che si occupano della gestione del patrimonio.

Modulo “Impresa 4.0”

        • Le nuove tecnologie abilitano il monitoraggio e il controllo remoto degli oggetti fisici intelligenti. Gli apparati fisici rappresentano quindi delle fonti di informazioni che generano un enorme patrimonio di dati (“Big Data”) che se opportunamente elaborati rappresentano un enorme valore. I “Big Data” sono considerati il nuovo petrolio e per questo motivo non devono andare sprecati.
        • In particolare nell’ambito Impresa 4.0 con i dati si possono implementare soluzioni che permettono:
          • ottimizzazione delle linee di produzione;
          • riduzione dei fermi macchina;
          • analisi predittiva (manutenzioni etc.).

Modulo “Balanced Scorecard”

        • strumento di supporto nella gestione strategica dell’impresa che permette di tradurre la missione e la strategia dell’impresa in un insieme coerente di misure di performance, facilitandone la misurabilità.
        • La BSC si pone l’obiettivo di rimediare ai limiti dei modelli di monitoraggio tradizionale, così come di tradurre le strategie competitive in indicatori di performance (scorecard) assicurando l’equilibrio (balance) tra le prestazioni di breve termine, misurate attraverso parametri di natura finanziaria, e quei fattori non finanziari che dovrebbero condurre l’impresa a prestazioni competitive superiori e sostenibili nel tempo.